Pengurus Projek
Pengurus projek adalah nadi utama untuk sesuatu projek. Beliaulah
yang akan memastikan semua aktiviti dan perancangan yang telah dirancang
berjalan lancar, mengikut jadual dan bajet yang telah ditetapkan.
Tiga tugas utama Pengurus Projek ialah untuk menguruskan
skop projek, menguruskan pasukan beliau dan menguruskan sebarang masalah yang
timbul.
Menguruskan skop bermaksud memastikan projek/program di
bawah kendalian beliau akan dapat mencapai matlamat dan objektif yang telah
dipersetujui bersama dengan Sponsor/Penasihat projek. Beliau juga perlu
memastikan yang projek/program tersebut tidak melebihi bajet yang ditetapkan.
Kadangkala disebabkan seseorang penguruskan melampaui skop(matlamat/objektif)
yang telah ditetapkan untuk sesuatu program maka bajet pun akan dilampaui juga
(begitu juga dengan penambahan logistik).
Oleh itu amatlah penting untuk seorang Pengurus Projek memastikan
yang beliau menguruskan skop program dibawah kendalian beliau dengan baik.
Sebarang penambahan matlamat atau objektif mestilah disusuli dengan analisa
terhadap kos dan lain-lain yang berkaitan dan kemudian mendapatkan kelulusan
Sponsor/Penasihat projek dan komiti beliau.
Menguruskan pasukan atau team bermaksud bahawa beliau mesti
memastikan bahawa semua sumber yang ada (ahli tim, logistik) diuruskan dengan
secara efektif. Beliau juga perlu memastikan ahli-ahli tim menggunakan sumber
kewangan yang diberikan dengan berhemah dan tugas-tugas dilaksanakan dengan
berkualiti dan dapat memenuhi objektif dan matlamat projek serta memenuhi
kehendak Sponsor projek serta sasaran program tersebut.
Caranya adalah dengan mengawas
dan menyemak status projek dengan kerap tetapi tanpa membuat ahli-ahli tim merasa
rimas. Gunakan Fokal poin untuk melaksanakan tugas ini.
Menguruskan masalah yang timbul adalah satu tugas yang tidak
mudah. Walaubagaimanapun, ini adalah satu tugas yang mesti dipikul oleh seorang
Pengurus Projek sebab tidak ada projek/program yang tidak ada masalah. Cara
terbaik menghadapainya ialah dengan cuba menjangka masalah yang akan timbul
lebih awal. Dengan ini anda akan mempunyai masa untuk menguruskan penyelesaian
atau jalan keluar.
Namun, selalunya kita tidak dapat menjangka lebih awal, oleh
itu seorang pengurus projek mesti menghadapi masalah tersebut dan
menyelesaikannya tanpa menjejaskan projek atau program walaupun terpaksa
membuat sedikit pengubahsuaian.
Untuk memastikan ketiga-tiga tugas utama ini dapat diurus
dengan sempurna, pengurus projek semestinya mempunyai perancangan yang
dipersetujui bersama ahli tim, ahli tim yang dapat bekerjasama, komunikasi tim
yang baik dan sistem kawal dan selia yang berkesan.
Setiausaha/Pencatit/Focal
Point
Posisi adalah untuk memastikan semua dokumen, minit mesyuarat,
koresponden adalah difailkan dengan baik. Juga untuk memastikan semua
komunikasi, persetujuan, arahan, tindakan akan disampaikan pada semua ahli tim.
Kadangkala untuk projek yang bersaiz amat kecil, tugas ini boleh diambil oleh
salah seorang ahli tim yang mempunyai bidang tugas yang tidak membebankan.
Fokal Poin adalah satu posisi yang penting, yang mana jika
tidak dijalankan dengan baik akan menyebabkan komunikasi tim boleh terjejas,
yang seterusnya menyebabkan perlaksanaan projek itu tidak efisien. Ini juga
boleh menyebabkan kelewatan dan penambahan kos yang tidak sepatutnya.
Ahli-Ahli Tim
(Berdasarkan Aktiviti/Tanggungjawab yang perlu dilaksanakan)
Kebiasaannya untuk pengurusan projek yang kecil, ahli-ahli tim
adalah dipilih mengikut aktiviti atau tugas-tugas yang perlu dilaksanakan.
Sekiranya, semua ahli tim adalah “part-time”/sukarelawan maka lebih sesuai
untuk setiap hanya memegang satu tugas saja. Tugasan yang ada adalah
berdasarkan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan.
Untuk Pengurus Projek yang pertama kali mengurus satu-satu projek
atau program, bolehlah dia berbincang dengan mereka yang telah pernah
melaksanakan projek yang serupa, untuk mengetahui apakah
aktiviti-aktiviti(tugas-tugas) yang ada dan perlu dilaksanakan. Selain itu
beliau juga boleh menghadiri program yang serupa atau meneliti kembali
minit-minit mesyuarat, dokumen program yang telah dijalankan sebelumnya.
Ahli-ahli tim mestilah jelas dengan tanggungjawab atau ruang
lingkup tugas yang diamanahkan kepada mereka. Pastikan sebaik mungkin tiada pertindihan
tugas, sekiranya ada, komunikasi adalah cara yang paling efisien dan terbaik untuk
menyelesaikannya. Ahli-ahli tim juga perlu sentiasa mengemaskini perjalanan tugasan
mereka kepada fokal poin atau, mesyuarat berkala tim mesti lebih kerap diadakan.
Perlu diingat di sini bahawa pemilihan ahli-ahli yang boleh
bekerjasama, berupaya dan amanah adalah amat penting dalam memastikan
perlaksanaan program/projek yang berjaya. Namun tidak selalu kita boleh
mendapat ahli-ahli tim yang sempurna, sebab itu, sebagai pengurus projek anda
mestilah bijak dalam mengagihkan tugas kepada ahli-ahli tim dan bersedia untuk
membantu ahli tim yang lain yang memerlukan bantuan. Meletakkan tugasan yang
sesuai kepada seseorang ahli tim menjadikan kerja menjadi lebih mudah dan kerja
timan lebih efektif.
Selain itu pengurus projek juga mesti menerapkan nilai kerja
berpasukan kepada ahli tim anda. Tim projek yang mempunyai nilai kerja berpasukan
yang baik selalunya kerja mereka lebih efisien, lebih gembira dan lebih tepat.
*Jika tuan atau cik puan berminat mendapatkan e-book ini, dipersilakan meninggalkan nama, e-mel dan no. telefon di komen.
No comments:
Post a Comment