Thursday 11 October 2012

Tim Pengurusan Projek


Pengurus Projek 
Pengurus projek adalah nadi utama untuk sesuatu projek. Beliaulah yang akan memastikan semua aktiviti dan perancangan yang telah dirancang berjalan lancar, mengikut jadual dan bajet yang telah ditetapkan.
Tiga tugas utama Pengurus Projek ialah untuk menguruskan skop projek, menguruskan pasukan beliau dan menguruskan sebarang masalah yang timbul.

Menguruskan skop bermaksud memastikan projek/program di bawah kendalian beliau akan dapat mencapai matlamat dan objektif yang telah dipersetujui bersama dengan Sponsor/Penasihat projek. Beliau juga perlu memastikan yang projek/program tersebut tidak melebihi bajet yang ditetapkan. Kadangkala disebabkan seseorang penguruskan melampaui skop(matlamat/objektif) yang telah ditetapkan untuk sesuatu program maka bajet pun akan dilampaui juga (begitu juga dengan penambahan logistik). 

Oleh itu amatlah penting untuk seorang Pengurus Projek memastikan yang beliau menguruskan skop program dibawah kendalian beliau dengan baik. Sebarang penambahan matlamat atau objektif mestilah disusuli dengan analisa terhadap kos dan lain-lain yang berkaitan dan kemudian mendapatkan kelulusan Sponsor/Penasihat projek dan komiti beliau.

Menguruskan pasukan atau team bermaksud bahawa beliau mesti memastikan bahawa semua sumber yang ada (ahli tim, logistik) diuruskan dengan secara efektif. Beliau juga perlu memastikan ahli-ahli tim menggunakan sumber kewangan yang diberikan dengan berhemah dan tugas-tugas dilaksanakan dengan berkualiti dan dapat memenuhi objektif dan matlamat projek serta memenuhi kehendak Sponsor projek serta sasaran program tersebut. 

Caranya adalah dengan mengawas dan menyemak status projek dengan kerap tetapi tanpa membuat ahli-ahli tim merasa rimas. Gunakan Fokal poin untuk melaksanakan tugas ini.

Menguruskan masalah yang timbul adalah satu tugas yang tidak mudah. Walaubagaimanapun, ini adalah satu tugas yang mesti dipikul oleh seorang Pengurus Projek sebab tidak ada projek/program yang tidak ada masalah. Cara terbaik menghadapainya ialah dengan cuba menjangka masalah yang akan timbul lebih awal. Dengan ini anda akan mempunyai masa untuk menguruskan penyelesaian atau jalan keluar. 

Namun, selalunya kita tidak dapat menjangka lebih awal, oleh itu seorang pengurus projek mesti menghadapi masalah tersebut dan menyelesaikannya tanpa menjejaskan projek atau program walaupun terpaksa membuat sedikit pengubahsuaian.

Untuk memastikan ketiga-tiga tugas utama ini dapat diurus dengan sempurna, pengurus projek semestinya mempunyai perancangan yang dipersetujui bersama ahli tim, ahli tim yang dapat bekerjasama, komunikasi tim yang baik dan sistem kawal dan selia yang berkesan.

Setiausaha/Pencatit/Focal Point
Posisi adalah untuk memastikan semua dokumen, minit mesyuarat, koresponden adalah difailkan dengan baik. Juga untuk memastikan semua komunikasi, persetujuan, arahan, tindakan akan disampaikan pada semua ahli tim. Kadangkala untuk projek yang bersaiz amat kecil, tugas ini boleh diambil oleh salah seorang ahli tim yang mempunyai bidang tugas yang tidak membebankan.

Fokal Poin adalah satu posisi yang penting, yang mana jika tidak dijalankan dengan baik akan menyebabkan komunikasi tim boleh terjejas, yang seterusnya menyebabkan perlaksanaan projek itu tidak efisien. Ini juga boleh menyebabkan kelewatan dan penambahan kos yang tidak sepatutnya. 

Ahli-Ahli Tim (Berdasarkan Aktiviti/Tanggungjawab yang perlu dilaksanakan)
Kebiasaannya untuk pengurusan projek yang kecil, ahli-ahli tim adalah dipilih mengikut aktiviti atau tugas-tugas yang perlu dilaksanakan. Sekiranya, semua ahli tim adalah “part-time”/sukarelawan maka lebih sesuai untuk setiap hanya memegang satu tugas saja. Tugasan yang ada adalah berdasarkan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan. 

Untuk Pengurus Projek yang pertama kali mengurus satu-satu projek atau program, bolehlah dia berbincang dengan mereka yang telah pernah melaksanakan projek yang serupa, untuk mengetahui apakah aktiviti-aktiviti(tugas-tugas) yang ada dan perlu dilaksanakan. Selain itu beliau juga boleh menghadiri program yang serupa atau meneliti kembali minit-minit mesyuarat, dokumen program yang telah dijalankan sebelumnya.

Ahli-ahli tim mestilah jelas dengan tanggungjawab atau ruang lingkup tugas yang diamanahkan kepada mereka. Pastikan sebaik mungkin tiada pertindihan tugas, sekiranya ada, komunikasi adalah cara yang paling efisien dan terbaik untuk menyelesaikannya. Ahli-ahli tim juga perlu sentiasa mengemaskini perjalanan tugasan mereka kepada fokal poin atau, mesyuarat berkala tim mesti lebih kerap diadakan.

Perlu diingat di sini bahawa pemilihan ahli-ahli yang boleh bekerjasama, berupaya dan amanah adalah amat penting dalam memastikan perlaksanaan program/projek yang berjaya. Namun tidak selalu kita boleh mendapat ahli-ahli tim yang sempurna, sebab itu, sebagai pengurus projek anda mestilah bijak dalam mengagihkan tugas kepada ahli-ahli tim dan bersedia untuk membantu ahli tim yang lain yang memerlukan bantuan. Meletakkan tugasan yang sesuai kepada seseorang ahli tim menjadikan kerja menjadi lebih mudah dan kerja timan lebih efektif. 

Selain itu pengurus projek juga mesti menerapkan nilai kerja berpasukan kepada ahli tim anda. Tim projek yang mempunyai nilai kerja berpasukan yang baik selalunya kerja mereka lebih efisien, lebih gembira dan lebih tepat. 

Tuan Hir Effendy Md Tahir adalah penulis tamu Blog Sekolah Idea. Beliau merupakan Pengurus Projek di dalam Tim 'Bisnes Model kepada Pelan Pemasaran'. Beliau menulis sebuah e-book bertajuk 'Pengurusan Projek Kecil'.


*Jika tuan atau cik puan berminat mendapatkan e-book ini, dipersilakan meninggalkan nama, e-mel dan no. telefon di komen.




No comments:

Post a Comment

Borang Tempahan